Privacy statement

Golf- en Countryclub Crossmoor hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit Privacy Statement geven we informatie over hoe wij omgaan met die gegevens. Golf- en Countryclub Crossmoor wordt hierna aangeduid als “Crossmoor”

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en betrachten daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid met betrekking tot uw persoonsgegevens. Crossmoor houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval :

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Zowel die persoonsgegevens, als ook de doelen zijn beschreven in dit Privacy Statement.
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot die gegevens die nodig zijn voor de betreffende doelen.
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
• geen persoonsgegevens verstrekken aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doelen waarvoor ze zijn verstrekt.
• op de hoogte zijn van uw rechten met betrekking tot de betreffende persoonsgegevens en deze respecteren.
• door middel van dit Privacy Reglement uw uitdrukkelijke toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Als Crossmoor zijn wij (mede) verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van dit Privacy Statement, of in meer algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens als vermeld aan het einde van dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van Verenigingsleden
Uw persoonsgegevens worden door Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelen :

• het voeren en bijhouden van de vereiste ledenadministratie.
• de uitnodiging voor Ledenvergaderingen.
• gegevensuitwisseling met de Nederlandse Golf Federatie (NGF) ten behoeve van het lidmaatschap van de NGF en om de handicapregistratie te verzorgen
• contributieheffing.
• informatieverstrekking over en / of uitnodigingen voor wedstrijden en / of andere
  verenigingsactiviteiten, zoals (wedstrijd)gegevens ten behoeve van de aanmelding voor en de deelname aan interne (en eventuele externe) wedstrijden of competities, evenals de verwerking van de uitslagen daarvan en de verslaglegging daarover.
• informatieverstrekking via de (digitale) Nieuwsbrief van Crossmoor, dan wel via andere media en / of beeld(scherm)dragers.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst. Voor de verwerking van deze gegevens maakt Crossmoor gebruik van het programma E-golf4U. Voor de bovenstaande doelen kan Crossmoor de volgende persoonsgegevens van u vragen :

• voornaam en voorletters, tussenvoegsel en achternaam
• meisjesnaam
• adres
• woonplaats
• geboortedatum
• telefoonnummer(s)
• e-mailadres
• geslacht
• NGF-nummer
• nationaliteit
• EGA-handicap

Uw persoonsgegevens worden door Crossmoor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van het lidmaatschap van Crossmoor. Na afloop van het lidmaatschap worden de data maximaal twee jaar bewaard in de map “archief” van de ledenlijst.

Verwerking van (persoons)gegevens van leveranciers
(Persoons)gegevens van leveranciers worden door Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelen :

• administratieve doeleinden.
• communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen.
• het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze (persoons)gegevens is de overeengekomen opdracht. Voor de bovenstaande doelen kan Crossmoor de volgende (persoons)gegevens van u vragen :

• voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam
• bedrijfsnaam
• adres
• woonplaats
• (zakelijk) telefoonnummer
• (zakelijk) e-mailadres
• inschrijvijng Kamer van Koophandel, BTW nummer en bankgegevens

Uw persoonsgegevens worden door Crossmoor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna, alleen in de financiële administratie, voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Bestuursleden
Persoonsgegevens van Bestuursleden worden door Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelen :

• uitvoering geven aan de functie als besloten in de Algemene Vergadering van Crossmoor.
• inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• vermelding in de module “Bestuur en Commissies” van E-golf4U ten behoeve van de leden.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de benoeming in de Algemene Ledenvergadering. Voor de bovenstaande doelen kan Crossmoor de volgende persoonsgegevens van u vragen :

• voornaam of voorletters, tussenvoegsel en achternaam
• meisjesnaam
• adres
• woonplaats
• geboortedatum
• telefoonnummer
• e-mailadres
• geslacht
• kopie ID
• verklaring omtrent gedrag

Uw persoonsgegevens worden door Crossmoor opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen voor de periode dat u in functie bent en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Verwerking van persoonsgegevens van Commissieleden
Persoonsgegevens van Commissieleden worden door Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelen :

• uitvoering geven aan de werkzaamheden als Commissielid van Crossmoor.
• toekennen van rechten in E-golf4U ten behoeve van de organisatie van activiteiten van Crossmoor.
• vermelding in de module “Bestuur en Commissies” van E-golf4U ten behoeve van de leden.
• uitnodigingen voor commissievergaderingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de benoeming als Commissielid door het Bestuur van Crossmoor. Voor de bovenstaande doelen maakt Crossmoor gebruik van de persoonsgegevens zoals die bij haar bekend zijn uit de ledenadministratie. Uw persoonsgegevens worden door Crossmoor opgenomen in de E-golf4U module “bestuur en commissies” :

• gedurende de tijd dat u Commissielid bent.
• daarna alleen in het archief oud Commissieleden tot na afloop van het kalenderjaar waarin uw functie is beëindigd.

Protocol gebruik beeldmateriaal
Beeldmateriaal wordt door Crossmoor verwerkt ten behoeve van de volgende doelen :

• promotie bij activiteiten, zowel op papier als digitaal.
• informatievoorziening op de website van Crossmoor.
• informatievoorziening in een uit te geven (digitale) Magazine.
• Informatievoorziening via andere media en / of beeld(scherm)dragers.

Hieronder kunt u de regels lezen, waaraan Crossmoor zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden en andere betrokkenen.

Maken van foto’s
We behouden ons het recht voor om foto’s te maken tijdens activiteiten die door Crossmoor worden georganiseerd tenzij u uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven hier bezwaar tegen te hebben. Foto’s van jeugdleden worden alleen gemaakt en/of geplaatst als er vooraf toestemming is verleend door de ouder(s), verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s). Mogelijke activiteiten waarbij foto’s gemaakt kunnen worden zijn :

• door Crossmoor georganiseerde evenementen.
• door derden georganiseerde evenementen waar een lid of groep leden van Crossmoor aan deelneemt.
• wedstrijden en toernooien.
• overige verenigingsactiviteiten.

Verstrekking gegevens aan derden
De gegevens die u aan ons verstrekt kunnen wij aan derde partijen ter beschikking stellen indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doelen. Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van een derde partij voor :

• het verzorgen van de ledenadministratie (E-golf4U).
• de uitwisseling van de vereiste (handicap)gegevens met de NGF.
• het verzorgen en/of versturen van een Magazine.
• het versturen van onze vragenlijst voor het delen van uw ervaringen met Crossmoor. (Players 1st).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Geheimhouding binnen lidmaatschap
Als lid van Crossmoor beschikt u ook over de (persoons)gegevens van andere leden van Crossmoor via de ledenlijst. U mag deze gegevens uitsluitend gebruiken voor doelen die te maken hebben met het verenigingsleven. Het is verboden om tijdens of na beëindiging van uw lidmaatschap deze gegevens te gebruiken voor andere doelen, met strafrechtelijke vervolging als sanctie.

Minderjarigen
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder(s), verzorger(s) of wettelijke vertegenwoordiger(s).

Bewaartermijn
Crossmoor bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en uitsluitend voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Zie hetgeen daarover is bepaald bij de diverse onderdelen van dit Privacy Statement.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, bijvoorbeeld door de volgende maatregelen :

• alle personen die namens Crossmoor van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden tot geheimhouding daarvan en zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
• we hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
• wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten.
• we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft altijd inzage in uw persoonsgegevens via uw persoonlijke inlogcode. U kunt zelf zorgdragen voor de juistheid van uw gegevens. U kunt zelf schriftelijk aangeven welke informatie zichtbaar is in de ledenlijst van Crossmoor, zoals deze toegankelijk is voor de leden van Crossmoor. Tevens kunt u schriftelijk bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor geven aan voornoemde verzoeken.

Toestemming
Wij gaan ervan uit dat u instemt met dit Privacy Statement. Mocht dit niet het geval zijn, verzoeken wij u dit expliciet kenbaar te maken bij het Bestuur van Crossmoor via de contactgegevens als vermeld aan het einde van dit document. Uw toestemming kunt u overigens te allen tijde door een schriftelijke verklaring daartoe, gericht aan het Bestuur van Crossmoor, worden ingetrokken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met het Bestuur van Crossmoor op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan heeft u altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen en contact
Als u naar aanleiding van dit Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft, neem contact met ons op via mail bestuur@golfclubcrossmoor.nl of schriftelijk : Golf- en Countryclub Crossmoor, t.a.v. het Bestuur, Laurabosweg 8, 6006 VR te Weert.

Cookies
Via onze website worden functionele (noodzakelijke) en analytische cookies geplaatst. Deze cookies zijn nodig om het navigeren over de website mogelijk te maken. Zij zijn echter slechts geldend voor de duur van uw browser sessie. De analytische cookies leggen vast hoe bezoekers onze website gebruiken. Met deze informatie wordt het gebruik van de website geanalyseerd en kunnen statistieken worden gegenereerd. Dit helpt Crossmoor bij het begrijpen van waar website bezoekers naar op zoek zijn en zij kan met die wetenschap en ervaring de website verbeteren. Hiervoor wordt de dienst Google Analytics gebruikt. Deze cookies zijn nooit direct terug te brengen tot individuen, zodat bezoekers van de website altijd anoniem zijn. Er is een bewerkersovereenkomst met Google afgesloten. Het laatste octet van het IP-adres is gemaskeerd. Het delen van de gegevens is uitgezet en er wordt geen gebruik gemaakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies. Met de gegevens en kennis die door middel van de cookies gegenereerd wordt gaat Crossmoor vertrouwelijk om, tenzij zij, bijvoorbeeld op basis van wettelijke bepalingen, verplicht is deze informatie te delen.

Weert, oktober 2021